تطبيق Tellhaven

للشخص الذي يقوم بإعداد Tellhaven في مؤسستك. امنح ساعة للإعداد وأسبوعًا لمواقع عملك الأولى.

1. قرر قبل أن تبدأ

اتفق على هذه النقاط مع فريقك أولًا، فهي أيضًا ما ستشرحه للعاملين.

• ومن يقرأ ويرد. اختر مجموعة صغيرة من المراجعين، مثل فريق الجودة أو السلامة أو الأشخاص. يمكنهم قراءة كل محادثة، لذا اختر الأشخاص الذين يثق بهم موظفوك.
• مدى سرعة الرد. عندما يتحدث الناس ولا يتلقون ردًا، يتوقفون عن الإبلاغ. احرص على الرد على كل حالة خلال يومي عمل، ولو برسالة قصيرة تفيد بأنكم تراجعونها.
• كيفية التعامل مع أمر عاجل. لا أحد في Tellhaven يراقب المحادثات، وهي ليست خدمة طوارئ. اتفقوا على من يتصرف في الحالات الخطيرة وبأي سرعة. واحتفظوا بإجراءات الطوارئ والحوادث المعتادة لديكم.
• جهة اتصال الخصوصية الخاصة بك. يُطلب من المشاركين أن يسألوا مؤسستك أولاً عن معلوماتهم.
• مواقع عملك واللغات. قم بإدراج مواقع العمل المراد تغطيتها واللغات التي يقرأها ويكتبها الأشخاص هناك.
• هل ستوفّر ميزة الصوت؟ يمكن للمسؤول تفعيل الصوت من الإعدادات ليتمكن الأشخاص من التحدث بدلًا من الكتابة. يحتفظ Tellhaven بالنص المكتوب، لا بالتسجيل الصوتي. ويوافق المسؤول على شروط الصوت المعروضة هناك.

2. قم بإنشاء حسابك

أنشئ حسابك، قم بتأكيد بريدك الإلكتروني، ثم قم بإعداد المصادقة الثنائية باستخدام تطبيق المصادقة على هاتفك. إنه مطلوب للجميع؛ حتى يتم إعداده، لا يمكنك رؤية أي شيء آخر. يأخذك الإعداد بعد ذلك خلال تسمية مواقع عملك، والدفع بمبلغ Stripe Checkout، ودعوة المراجعين. توضح الخطوتان 3 و5 مكان تغيير هذه العناصر لاحقًا. إذا قمنا بإعداد مؤسستك نيابةً عنك، فسنرسل تفاصيل تسجيل دخول المسؤول الأول بدلاً من ذلك.

3. أضف مواقع عملك

الإعدادات ← مواقع العمل وأكواد QR ← +، ثم اكتب اسم موقع العمل، على سبيل المثال "دار رعاية الشمال". قم بإضافة إدخال واحد لكل مكان ستضع فيه ملصقًا. تتم تسمية المحادثات من رابط موقع العمل بموقع العمل هذا، بحيث يمكن للخريطة الحرارية مقارنة مواقع العمل.

4. أضف أسئلتك

تبدأ كل محادثة بأحد أسئلتك، ثم يقوم AI بطرح أسئلة المتابعة.

1. الاستبيانات ← +واكتب السؤال الافتتاحي، على سبيل المثال، "هل هناك أي شيء يجعل مناوبتك أكثر صعوبة أو أقل أمانًا في الوقت الحالي؟"
2. افتح السؤال ثم تحت الأسئلة المنشورة اختر + واختر مؤسستك.

لا يُطرح السؤال إلا بعد نشره. ويُطرح كل سؤال منشور في جميع مواقع العمل. إذا نشرت أكثر من سؤال، يتلقى كل شخص سؤالًا لم يسبق له الإجابة عنه. ابدأ بسؤال أو سؤالين مفتوحين، ويمكنك تغييرهما لاحقًا.

5. قم بدعوة المراجعين لديك

1. الإعدادات → الأعضاء → نسخ رابط الدعوة وإرساله لكل مراجع. يقومون بإنشاء حساب وإعداد المصادقة الثنائية.
2. عند ظهورهم في القائمة، قم بتغيير دورهم إلى المسؤول. ينضم الناس كما المستخدم، والذي يعرض الخريطة الحرارية فقط. عضو ويضيف رؤى (المحادثات والملخصات)؛ المسؤول يضيف الحالات والردود والاستطلاعات والإعدادات.
3. تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني للمراجعين الذين يجب أن يتلقوا بريدًا إلكترونيًا عند فتح الحالة. يوضح البريد الإلكتروني موقع العمل ومدى جديته؛ ولا تحتوي أبدًا على ما كتبه الشخص، والذي قرأه المراجعون بعد تسجيل الدخول.
4. قم بإزالة إمكانية وصول الأشخاص بمجرد مغادرتهم أو تغيير أدوارهم.

6. اختبرها بنفسك

افتح رابط موقع العمل على هاتفك الخاص (الإعدادات ← مواقع العمل وأكواد QR ← فتح، أو امسح رمز QR) وأرسل بلاغًا تجريبيًا. سترى ما يراه العاملون: إشعارًا قصيرًا أولًا، ثم المحادثة. تأكد من ظهور البلاغ ضمن رؤى، ثم ردّ عليها. واطلب منا حذف محادثاتك التجريبية بعد ذلك.

7. طباعة الملصقات ووضعها

الإعدادات ← مواقع العمل وأكواد QR ← طباعة الملصق يفتح ملصقًا بحجم A4 لموقع العمل هذا: اطبعه أو احفظه كـ PDF في مربع حوار الطباعة. يؤدي رمز QR الخاص بكل ملصق إلى رابط موقع العمل هذا، لذا ضع كل ملصق في موقع العمل الخاص به.

• ضع الملصقات حيث يتوقف العاملون قليلًا: غرف الموظفين، ومناطق الاستراحة، وغرف تبديل الملابس، واستراحات العمال، والمناطق الخلفية، وبالقرب من نقاط تسجيل الدوام. تجنب الأماكن التي يستطيع فيها المدير مراقبة من يمسح الرمز.
• استخدم المنظمة بأكملها رابط للأشخاص الذين لا ينتمون إلى موقع عمل واحد، مثل الموظفين الزائرين أو المقاولين أو العائلات.
• شارك الرابط في الأماكن التي يطّلع عليها العاملون بالفعل: جداول المناوبات، والمحادثات الجماعية، وجلسات التعريف، والنشرات الإخبارية. انسخ الرابط يضعها في الحافظة الخاصة بك.

8. أخبر موظفيك

قدّمه بكلماتك الخاصة في اجتماعات الفريق وكتابيًا. اشرح الغرض منه، ومن يقرأ الرسائل، ومدى سرعة ردكم، وأن عليهم استخدام خدمات الطوارئ أو إجراءاتكم المعتادة في أي أمر عاجل. وكن واضحًا بشأن الخصوصية: لا نطلب الأسماء، لكن ما يكتبه الناس قد يكشف هويتهم، والإشعار الذي يرونه يذكر ذلك.

رسالة قصيرة يمكنك التكيف معها:

بدأنا استخدام Tellhaven لتتمكن من الإبلاغ عن أي مخاوف تتعلق بالعمل وتلقي الرد. امسح الملصق في غرفة الموظفين أو افتح [الرابط]، واكتب بلغتك. لا حاجة إلى تطبيق أو حساب. يقرأ [الأسماء أو الفريق] كل رسالة ويردّون خلال يومي عمل. لن يُطلب منك اسمك، لكن ما تكتبه قد يكشف هويتك. في أي أمر عاجل أو غير آمن، اتصل بـ [الرقم] أو بخدمات الطوارئ كالمعتاد.

إذا كان الصوت مفعّلًا، فأضف: «يمكنك أيضًا الضغط على زر الميكروفون والتحدث بدلًا من الكتابة.»

9. تشغيله يوما بعد يوم

• الحالات يسرد المخاوف التي تحتاج إلى استجابة. يفتح AI حالة عندما يصنف المحادثة على أنها محفوفة بالمخاطر؛ افتح واحدة بنفسك من أي محادثة في رؤى مع ⋯ القائمة → حالة مفتوحة.
• في حالة، الرسائل هو الخيط مع الشخص. يقرأون ردك عندما يفتحون نفس الرابط مرة أخرى على نفس الهاتف، لذا اجعل الردود واضحة ومحددة. الإجراءات يسجل ما فعلته. أغلق القضية عندما يتم التعامل معها.
• اقرأ كلمات الشخص نفسه تحت نص المحادثة قبل التصرف في أي شيء مهم. تساعدك ملخصات AI وتقييمات المخاطر على الفرز، ولكنها قد تكون خاطئة.
• خريطة الحرارة يقارن مواقع العمل والموضوعات مع مرور الوقت. الإعدادات → التقارير يقوم بتشغيل رسائل البريد الإلكتروني الموجزة الأسبوعية أو الشهرية.
• رؤى → أسئلة و المواضيع إظهار ما سيحدث في جميع المحادثات، وليس الحالات فقط.

10. عندما تحتاج إلينا

البريد الإلكتروني support@tellhaven.com لحذف المحادثات، أو إضافة مواقع العمل أو إغلاقها دفعة واحدة، أو تغيير خطتك، أو الإبلاغ عن مشكلة. نرد خلال يومي عمل.