Implementar Tellhaven

Para la persona que configura Tellhaven en la organización. Reserva una hora para la configuración y una semana para los primeros sitios.

1. Decide antes de comenzar

Acuerda primero estos puntos con tu equipo. También deberás comunicárselos al personal.

• Quien lee y responde. Elige un grupo reducido de responsables, por ejemplo del equipo de calidad, seguridad o personas. Podrán leer todas las conversaciones, así que deben ser personas en las que confíe el personal.
• En cuánto tiempo responderéis. La gente que habla y no oye nada deja de hablar. Apunta a responder a cada caso dentro de dos días hábiles, incluso si solo dices que lo estás investigando.
• Qué pasa con algo urgente. Nadie en Tellhaven monitorea conversaciones, y no es un servicio de emergencia. Acuerda quién actúa en un caso serio y con qué rapidez. Mantenga sus procedimientos habituales de emergencia e incidentes.
• Tu contacto de privacidad. Se indica a los participantes que consulten primero a tu organización sobre su información.
• Sus sitios e idiomas. Enumera los sitios que se cubrirán y los idiomas que el personal lee y escribe.

2. Crea tu cuenta

Cree su cuenta, confirma el correo y configura la autenticación de dos factores con una aplicación en el teléfono. Es obligatoria para todo el mundo y, hasta configurarla, no se puede acceder al resto. Después registrarás los sitios, pagarás mediante Stripe Checkout e invitarás al equipo responsable. Los pasos 3 y 5 indican dónde cambiarlo más adelante. Si configuramos la organización por ti, enviaremos los datos de acceso de la primera persona administradora.

3. Añade tus sitios

Ajustes → Sitios y códigos QR → +, escribe el nombre del sitio, por ejemplo «Residencia Norte». Añade una entrada por cada lugar donde vayas a colocar un cartel. Las conversaciones iniciadas desde el enlace quedan asociadas al sitio, lo que permite compararlos en el mapa de calor.

4. Añade tus preguntas

Cada conversación comienza con una de tus preguntas; después, la IA formula preguntas de seguimiento.

1. Encuestas → +, y escribir la pregunta de apertura, por ejemplo “¿Hay algo que haga que su turno sea más difícil o menos seguro en este momento?”
2. Abre la pregunta y, en Despliegue elegir + y seleccione su organización.

Una pregunta solo se formula cuando está incluida en «Despliegues». Las preguntas desplegadas se muestran en todos los sitios. Si despliegas más de una, cada persona recibe una que no haya contestado antes. Empieza con una o dos preguntas abiertas; podrás cambiarlas después.

5. Invita al equipo responsable

1. Ajustes → Miembros → Copiar el enlace de invitación y envíalo a cada responsable. Cada persona crea una cuenta y configura la autenticación de dos factores.
2. Cuando aparezcan en la lista, cambia su función a Administrador. La gente se une como Usuario, que sólo muestra el Heatmap. Miembro añade Insights (conversaciones y resúmenes); Administrador añade Casos, respuestas, encuestas y ajustes.
3. Activa Notificaciones por correo electrónico para las personas que deban recibir un correo cuando se abra un caso. El correo indica el sitio y la gravedad, pero nunca incluye lo que escribió la persona. Ese contenido solo se consulta después de iniciar sesión.
4. Retira el acceso en cuanto alguien deje la organización o cambie de función.

6. Pruébalo tú mismo

Abra el enlace de un sitio en su propio teléfono (Ajustes → Sitios y códigos QR → Abrir, o escanea el código) y envía una preocupación de prueba. Verás lo mismo que el personal: primero un aviso breve y después la conversación. Comprueba que aparece en AnálisisEntonces responda. Pídenos que borremos tus conversaciones de prueba después.

7. Imprime y coloca los carteles

Ajustes → Sitios y códigos QR → Imprimir cartel abre un cartel A4 para ese sitio. Imprímelo o guárdalo como PDF desde el cuadro de impresión. El código QR de cada cartel conduce al enlace de ese sitio, así que coloca cada uno en el lugar correspondiente.

• Coloca los carteles donde el personal pueda detenerse un momento: salas de personal, zonas de descanso, vestuarios, refugios de obra, zonas internas y puntos de fichaje. Evita lugares donde un responsable pueda observar quién escanea el código.
• Usar el Organización entera enlace para personas que no pertenecen a un sitio, como personal de visita, contratistas o familias.
• Comparte el enlace en los lugares que la gente ya lee: listas, chats de grupo, inducciones y boletines informativos. Copiar el enlace Lo pone en tu portapapeles.

8. Dile a tu gente

Preséntalo con las palabras de la organización, tanto en reuniones de equipo como por escrito. Explica para qué sirve, quién leerá los mensajes y en cuánto tiempo responderéis. Para cualquier situación urgente, el personal debe usar los servicios de emergencia o el procedimiento habitual. Aclara también la privacidad: no pedimos nombres, pero el contenido escrito puede identificar a la persona, tal como indica el aviso que verá al empezar.

Un mensaje breve que puedes adaptar:

Hemos empezado a usar Tellhaven para que puedas comunicar una preocupación sobre el trabajo y recibir respuesta. Escanea el cartel de la sala de personal o abre [link] y escribe en tu idioma. No necesitas aplicación ni cuenta. [Nombres o equipo] leerá todos los mensajes y responderá en un plazo de dos días laborables. No te pediremos el nombre, pero lo que escribas podría identificarte. Si hay peligro o algo urgente, llama a [número] o a los servicios de emergencia como de costumbre.

9. Gestión diaria

• Casos muestra las preocupaciones que necesitan respuesta. La IA abre un caso cuando considera que una conversación presenta un riesgo; también puedes abrirlo desde cualquier conversación en Análisis con el ⋯ menú → Caso abierto.
• En un caso, Mensajes es el hilo con la persona. Leen su respuesta cuando abren el mismo enlace de nuevo en el mismo teléfono, así que mantengan las respuestas claras y específicas. Acciones registra las medidas tomadas. Cierra el caso cuando esté resuelto.
• Lee las palabras exactas de la persona en Transcripción antes de tomar una medida importante. Los resúmenes y las valoraciones de riesgo de la IA ayudan a priorizar, pero pueden contener errores.
• Mapa de calor compara sitios y temas con el tiempo. Ajustes → Informes activa los correos de resumen semanales o mensuales.
• Perspectivas → Preguntas y Temas muestra los asuntos emergentes en todas las conversaciones, no solo en los casos.

10. Cuando nos necesites

Correo electrónico support@tellhaven.com para eliminar conversaciones, añadir o cerrar varios sitios, cambiar el plan o informar de un problema. Respondemos en un plazo de dos días laborables.