Déployer Tellhaven

Pour la personne chargée de configurer Tellhaven dans votre organisation. Prévoyez une heure pour la configuration et une semaine pour les premiers sites.

1. Décidez avant de commencer

Convenez d’abord de ces points avec votre équipe. Vous devrez également les communiquer au personnel.

• Qui lit et répond. Choisissez un petit groupe de responsables, par exemple au sein des équipes qualité, sécurité ou ressources humaines. Ces personnes pourront lire toutes les conversations ; choisissez donc des personnes auxquelles le personnel fait confiance.
• Votre délai de réponse. Lorsqu’une personne s’exprime sans recevoir de réponse, elle finit par se taire. Essayez de répondre à chaque cas sous deux jours ouvrés, ne serait-ce que pour indiquer que vous l’examinez.
• Ce qui se passe en cas d’urgence. Personne chez Tellhaven ne surveille les conversations et Tellhaven n’est pas un service d’urgence. Convenez de la personne qui intervient sur un cas grave et du délai d’intervention. Maintenez vos procédures habituelles d’urgence et d’incident.
• Votre contact de confidentialité. Les participants sont invités à s’adresser d’abord à votre organisation au sujet de leurs informations.
• Vos sites et langues. Dressez la liste des sites concernés et des langues que le personnel y lit et écrit.

2. Créer votre compte

Créer votre compte, confirmez votre adresse e-mail, puis configurez l’authentification à deux facteurs avec une application sur votre téléphone. Elle est obligatoire pour tous et le reste de l’application reste inaccessible tant qu’elle n’est pas configurée. Vous pourrez ensuite nommer vos sites, payer avec Stripe Checkout et inviter les responsables. Les étapes 3 et 5 indiquent où modifier ces éléments. Si nous configurons l’organisation pour vous, nous envoyons les identifiants du premier administrateur.

3. Ajouter vos sites

Paramètres → Sites et codes QR → +, puis saisissez le nom du site, par exemple « Maison de retraite Nord ». Ajoutez une entrée pour chaque lieu où vous placerez une affiche. Les conversations ouvertes depuis le lien d’un site lui sont associées, ce qui permet de comparer les sites dans la carte thermique.

4. Ajouter vos questions

Chaque conversation commence par une de vos questions, puis l'IA pose des questions de suivi.

1. Enquêtes → +, puis saisissez la question initiale, par exemple : « En ce moment, quelque chose rend-il votre travail plus difficile ou moins sûr ? »
2. Ouvrez la question, puis sous Déploiements choisir + et sélectionnez votre organisation.

Une question n’est posée qu’une fois ajoutée aux « Déploiements ». Chaque question déployée est posée sur tous les sites. Si vous en déployez plusieurs, chacun reçoit une question à laquelle il n’a pas encore répondu. Commencez par une ou deux questions ouvertes ; vous pourrez les modifier ensuite.

5. Inviter les responsables

1. Paramètres → Membres → Copier le lien d’invitation et envoyez-le à chaque responsable. Chacun crée un compte et configure l’authentification à deux facteurs.
2. Lorsqu’ils apparaissent dans la liste, attribuez-leur le rôle Administrateur. Les utilisateurs rejoignent l’organisation en tant que Utilisateur, qui ne montre que la carte thermique. Membre ajoute Insights (conversations et résumés); Administrateur ajoute Cas, réponses, sondages et paramètres.
3. Activer Notifications par e-mail pour les personnes qui doivent recevoir un e-mail lorsqu’un cas est ouvert. L’e-mail indique le site et le niveau de gravité, mais ne contient jamais le message de la personne. Celui-ci n’est visible qu’après connexion.
4. Retirez l’accès dès qu’une personne quitte l’organisation ou change de fonction.

6. Testez-le vous-même

Ouvrez le lien d'un site sur votre propre téléphone (Paramètres → Sites et codes QR → Ouvrir, ou scannez le code), puis envoyez une préoccupation test. Vous verrez ce que voit le personnel : un court avis, puis la conversation. Vérifiez qu’elle apparaît dans Perspectives, puis répondez-y. Demandez-nous ensuite de supprimer vos conversations de test.

7. Imprimer et placer les affiches

Paramètres → Sites et codes QR → Imprimer l'affiche ouvre une affiche A4 pour ce site. Imprimez-la ou enregistrez-la au format PDF depuis la boîte de dialogue d’impression. Le code QR de chaque affiche mène au lien du site correspondant ; placez donc chaque affiche sur son propre site.

• Placez les affiches là où le personnel peut s’arrêter un instant : salles du personnel, espaces de pause, vestiaires, bases-vie, espaces internes et pointeuses. Évitez les endroits où un responsable peut observer qui scanne le code.
• Utilisez Organisation entière lien pour les personnes qui n'appartiennent pas à un site, comme le personnel en visite, les entrepreneurs ou les familles.
• Partagez le lien dans les supports que le personnel consulte déjà : plannings, groupes de discussion, documents d’accueil et bulletins internes. Copier le lien le met sur votre presse-papiers.

8. Informer le personnel

Présentez Tellhaven avec les mots de votre organisation, en réunion d’équipe et par écrit. Expliquez son objectif, qui lira les messages et sous quel délai vous répondrez. Pour toute urgence, le personnel doit utiliser les services d’urgence ou la procédure habituelle. Soyez clair sur la confidentialité : nous ne demandons pas de nom, mais le contenu écrit peut identifier la personne, comme l’indique l’avis affiché au début.

Un message court à adapter :

Nous utilisons désormais Tellhaven pour vous permettre de signaler une préoccupation au travail et de recevoir une réponse. Scannez l’affiche dans la salle du personnel ou ouvrez [link], puis écrivez dans votre langue. Aucune application ni aucun compte n’est nécessaire. [Noms ou équipe] lit chaque message et répond sous deux jours ouvrés. Votre nom ne vous sera pas demandé, mais le contenu de votre message peut permettre de vous identifier. En cas d’urgence ou de danger, appelez [numéro] ou les services d’urgence comme d’habitude.

9. Gestion au quotidien

• Cas répertorie les préoccupations qui nécessitent une réponse. L’IA ouvre un cas lorsqu’elle estime qu’une conversation présente un risque ; vous pouvez aussi en ouvrir un depuis n’importe quelle conversation dans Perspectives avec ⋯ menu → Cas ouvert.
• Dans un cas, Messages est le fil échangé avec la personne. Elle lit votre réponse lorsqu’elle rouvre le même lien sur le même téléphone ; rédigez donc des réponses simples et précises. Actions consigne les mesures prises. Clôturez le cas lorsqu’il est traité.
• Lisez les mots exacts de la personne dans Transcription avant de prendre une mesure importante. Les résumés et niveaux de risque produits par l’IA aident à prioriser, mais peuvent contenir des erreurs.
• Carte thermique compare les sites et les thèmes au fil du temps. Paramètres → Rapports active les e-mails de synthèse hebdomadaires ou mensuels.
• Analyses → Questions et Thèmes présente les sujets émergents dans l’ensemble des conversations, et pas seulement dans les cas.

10. Quand vous avez besoin de nous

E-mail support@tellhaven.com pour supprimer des conversations, ajouter ou fermer plusieurs sites, modifier votre offre ou signaler un problème. Nous répondons sous deux jours ouvrés.