Tellhaven導入ガイド

組織でTellhavenを設定する担当者向けです。初期設定に約1時間、最初の拠点での準備に1週間ほど見込んでください。

1. 始める前に決めること

まずチーム内で次の点を決めてください。その内容を利用者にも伝えます。

読む人と返信する人。 品質、安全、人事などのチームから、少人数の確認担当者を選びます。すべての会話を読めるため、スタッフが信頼できる人を選んでください。
返信までの時間。 声を上げても返事がなければ、やがて誰も声を上げなくなります。調査中であることを伝えるだけでも、すべてのケースに2営業日以内に返信することを目標にしてください。
緊急性の高い内容への対応。 Tellhavenのスタッフは会話を監視しておらず、Tellhavenは緊急通報サービスではありません。重大なケースに誰がどの程度の時間で対応するかを決め、通常の緊急時・事故対応手順も維持してください。
プライバシーに関する問い合わせ先。 参加者には、自分の情報についてまず貴社に問い合わせるよう案内します。
対象拠点と言語。 対象となる拠点と、そこで働く人が読み書きする言語を一覧にします。

2. アカウントを作成する

アカウントを作成し、メールアドレスを確認して、スマートフォンの認証アプリで二要素認証を設定します。全員に必須で、設定が終わるまでは他の画面を開けません。その後、拠点名の登録、Stripe Checkoutでの支払い、確認担当者の招待へ進みます。後から変更する場所は手順3と5で説明します。当社が組織を設定する場合は、最初の管理者のログイン情報をお送りします。

3. 拠点を追加する

設定 → 拠点とQRコード → +を選び、「北介護ホーム」などの拠点名を入力します。ポスターを掲示する場所ごとに1件ずつ追加してください。拠点専用リンクから始まった会話には拠点名が付くため、ヒートマップで拠点を比較できます。

4. 質問を追加する

設定した質問のひとつから会話が始まり、その後はAIが追加の質問をします。

アンケート → +で開始時の質問を入力します。例：「今、仕事をしづらくしたり、安全を損ねたりしていることはありますか？」
質問を開き、 配信設定 で + を選び、組織を選択します。

質問は「配信設定」に追加すると利用者に表示されます。配信した質問はすべての拠点で使われます。複数の質問を配信すると、利用者にはまだ答えていない質問が表示されます。まずは自由回答の質問を1つか2つ設定してください。後から変更できます。

5. 確認担当者を招待する

設定 → メンバー → コピー で招待リンクをコピーし、各確認担当者に送ります。担当者はアカウントを作成し、二要素認証を設定します。
一覧に表示されたら、役割を 管理者に変更します。初期設定は 利用者で、表示できるのはヒートマップのみです。 メンバー ではインサイト（会話と要約）が加わり、 管理者 ではケース、返信、アンケート、設定も使えます。
設定： メール通知 を有効にします。ケースが作成されると、確認担当者にメールが届きます。メールには拠点と深刻度だけが記載され、本人が書いた内容は含まれません。内容はログイン後に確認します。
退職や異動があったら、すぐにアクセス権を削除してください。

6. 自分で試す

自分のスマートフォンで拠点のリンクを開き（設定 → 拠点とQRコード → 開くまたはQRコードを読み取り）、テスト用の懸念を送信します。利用者と同じように、最初に短い注意事項、その後に会話が表示されます。送信した内容が インサイトに表示されたことを確認し、その会話に返信してください。テスト後は、テスト会話の削除を当社に依頼してください。

7. ポスターを印刷して掲示する

設定 → 拠点とQRコード → ポスターを印刷 を選ぶと、その拠点用のA4ポスターが開きます。印刷するか、印刷画面からPDFとして保存してください。ポスターのQRコードは各拠点専用のリンクにつながるため、対応する拠点に掲示します。

スタッフルーム、休憩所、更衣室、現場の休憩室、バックヤード、打刻場所の近くなど、立ち止まって少し時間を取れる場所にポスターを掲示します。誰が読み取ったかを管理者が見張れる場所は避けてください。
訪問スタッフ、請負業者、家族など、特定の拠点に所属しない人には、 組織全体 リンクを使います。
勤務表、グループチャット、入社時研修、社内報など、普段から見られている場所でもリンクを共有します。 リンクをコピー を押すと、リンクがクリップボードにコピーされます。

8. 利用者に伝える

チームミーティングと文書の両方で、自社の言葉を使って案内してください。利用目的、内容を読む人、返信までの目安を説明し、緊急時には緊急通報先または通常の社内手順を使うよう伝えます。プライバシーについても明確にしてください。氏名の入力は求めませんが、書いた内容から本人が特定される可能性があり、利用開始時の注意事項にもその旨が表示されます。

案内文の例：

仕事について気になることを伝え、返事を受け取れるよう、Tellhavenを導入しました。スタッフルームのポスターを読み取るか、[link]を開き、自分の言語で書いてください。アプリもアカウントも不要です。[担当者名またはチーム名]がすべてのメッセージを読み、2営業日以内に返信します。氏名の入力は求められませんが、書いた内容から本人が特定される可能性があります。緊急時や危険が迫っている場合は、通常どおり[number]または緊急通報先に連絡してください。

9. 日々の運用

ケース には、返信が必要な懸念が並びます。AIが会話をリスクありと評価するとケースが作成されます。手動で作成する場合は、 インサイト 内の会話で ⋯ メニューから 「ケースを作成」を選択します。
ケースでは、 メッセージ には本人とのスレッドが表示されます。本人は同じスマートフォンで同じリンクを開くと返信を読めます。返信は分かりやすく具体的に書いてください。 対応履歴 には対応内容を記録します。対応が終わったらケースを閉じてください。
重要な対応を行う前に、 会話記録 で本人が書いた内容を確認してください。AIの要約とリスク評価は整理に役立ちますが、誤ることがあります。
ヒートマップ では、拠点とテーマの推移を比較できます。 設定 → レポート では、週次または月次のまとめメールを有効にできます。
インサイト → 質問 と テーマ では、ケースだけでなく、すべての会話に現れている傾向を確認できます。

10. サポートが必要なとき

メール support@tellhaven.com までご連絡ください。会話の削除、拠点の一括追加・閉鎖、プラン変更、不具合の報告を受け付けます。2営業日以内に返信します。